Verteilte Wissensquellen
Richtlinien, Projekterfahrung und Produktwissen liegen in verschiedenen Systemen und werden unterschiedlich gepflegt.
KI-gestütztes Wissensmanagement
Unternehmenswissen finden, prüfen und sicher nutzen.
Walser Solutions macht Informationen aus SharePoint, Drive, Notion, Richtlinien und Projektdokumenten dort verfügbar, wo Mitarbeitende sie benötigen. Antworten bleiben mit Quellen, Zugriffsrechten und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar.
QuellenAntworten zeigen, worauf sie beruhen.
RechteZugriffe folgen Rollen und Schutzbedarf.
PflegeVerantwortliche halten Wissen aktuell.
Warum Wissen verloren geht
Informationen sind vorhanden, aber im entscheidenden Moment nicht nutzbar.
Das Problem ist selten ein Mangel an Dokumenten. Wissen verteilt sich über Ordner, Plattformen, E-Mails und einzelne Personen. Ohne klare Quellen und Zuständigkeiten entstehen lange Suchzeiten, widersprüchliche Antworten und unnötige Rückfragen.
Abhängigkeit von Experten
Wichtige Antworten existieren vor allem im Kopf einzelner Mitarbeitender und gehen bei Abwesenheit oder Wechsel verloren.
Unklare Aktualität
Mehrere Versionen derselben Information machen es schwer zu erkennen, welche Aussage heute verbindlich ist.
Konkrete Einsatzbereiche
Ein Wissenssystem beantwortet Fragen im Kontext der jeweiligen Arbeit.
Nicht jede Person braucht dieselbe Oberfläche. Wissen kann als zentrale Suche, interner Assistent oder direkt innerhalb eines bestehenden Prozesses bereitgestellt werden.
Interne Wissenssuche
Fragen in Alltagssprache stellen und passende Antworten mit direktem Verweis auf die verwendeten Dokumente erhalten.
Onboarding und Rollenwissen
Neue Mitarbeitende finden Abläufe, Verantwortlichkeiten und Arbeitsgrundlagen passend zu ihrer Funktion.
Service- und Vertriebsassistenz
Antwortentwürfe aus freigegebenem Produkt-, Projekt- und Kundenwissen vorbereiten und vor dem Versand prüfen.
Von Quellen zu Antworten
Ein Wissenssystem beginnt mit Ordnung, nicht mit einem Chatfenster.
Vor der technischen Umsetzung wird geklärt, welche Inhalte verlässlich sind, wer sie verwenden darf und wer für ihre Aktualität verantwortlich bleibt.
Wissensbedarf klären
Häufige Fragen, kritische Entscheidungen und heutige Suchwege werden erfasst.
Quellen und Rechte ordnen
Verlässliche Dokumente, Versionen, Verantwortliche und Zugriffsregeln werden festgelegt.
Pilot mit echten Fragen
Ein begrenzter Nutzerkreis testet Antworten, Quellen und Verhalten bei fehlendem Wissen.
Nutzung verbessern
Unbeantwortete Fragen, veraltete Inhalte und Rückmeldungen steuern die weitere Pflege.
Vertrauen in jede Antwort
Hilfreich ist Wissen erst, wenn Herkunft und Grenzen sichtbar bleiben.
Antworten mit Quellen
Mitarbeitende können die zugrunde liegende Stelle öffnen und Aussagen selbst prüfen.
Keine erfundene Sicherheit
Fehlt eine verlässliche Grundlage, wird die Frage gekennzeichnet oder an eine zuständige Person weitergegeben.
Rollenbasierter Zugriff
Vertrauliche Informationen bleiben auf berechtigte Personen und Anwendungsfälle begrenzt.
Pflege im Arbeitsalltag
Rückmeldungen und unbeantwortete Fragen machen sichtbar, wo Inhalte aktualisiert oder ergänzt werden müssen.
Häufige Fragen
Was vor einem internen Wissenssystem geklärt werden sollte.
Welche Wissensquellen lassen sich verbinden?
Je nach Zugriffsrechten und technischer Anbindung lassen sich unter anderem SharePoint, OneDrive, Google Drive, Notion, Richtlinien, Projektdokumente und weitere Fachsysteme einbeziehen. Vorab wird festgelegt, welche Quellen verbindlich sind.
Wie werden falsche Antworten reduziert?
Antworten werden auf freigegebene Quellen begrenzt, mit Quellenstellen ausgegeben und bei Unsicherheit nicht als sichere Aussage dargestellt. Kritische Auskünfte können zusätzlich eine menschliche Prüfung erfordern.
Bleiben bestehende Berechtigungen erhalten?
Die Zugriffslogik wird Teil der Planung. Mitarbeitende sollen nur Inhalte finden und verwenden können, für die sie berechtigt sind. Welche vorhandenen Rechte technisch übernommen werden können, hängt vom jeweiligen System ab.
Müssen zuerst alle Dokumente aufgeräumt werden?
Nicht zwingend. Ein begrenzter, wichtiger Wissensbereich kann als Pilot dienen. Gleichzeitig wird sichtbar, welche Inhalte veraltet, doppelt oder ohne Verantwortlichkeit sind.
Kann das System auch neue Inhalte erstellen?
Es kann Zusammenfassungen, Antwortentwürfe oder Vorlagen vorbereiten. Verbindliche Inhalte und sensible Kommunikation sollten jedoch klaren Freigabe- und Qualitätsregeln folgen.
Welche Frage kostet Ihr Team heute immer wieder Zeit?
Zeigen Sie, wo Wissen liegt und wie Mitarbeitende heute danach suchen. Sie erhalten eine konkrete Einschätzung, welcher abgegrenzte Wissensbereich sich für einen ersten Pilot eignet.