Individuelle Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Arbeit automatisieren,
ohne Ihr Unternehmen neu zu erfinden.
Walser Solutions verbindet E-Mail, CRM, ERP, Dokumente und Fachanwendungen zu verlässlichen Abläufen. Ihr Team behält die Kontrolle, während Routinen automatisch vorbereitet, ausgeführt und dokumentiert werden.
Besonders sinnvoll,
wenn …
- Daten mehrfach zwischen Programmen übertragen werden.
- Anfragen, Freigaben oder Dokumente regelmässig liegen bleiben.
- Wachstum heute automatisch mehr Administration bedeutet.
- Fehler und fehlende Informationen teure Nacharbeit verursachen.
Bestehende Anwendungen bleiben nutzbar.
Kritische Schritte erhalten klare Freigaben.
Zeit, Qualität und Kosten werden messbar.
Wo Potenzial verloren geht
Einzelne Handgriffe
summieren sich zu einem teuren Prozess.
Oft ist nicht eine grosse Aufgabe das Problem, sondern die Kette dazwischen: Informationen suchen, Daten übertragen, Dokumente erstellen, Freigaben einholen und den Status nachführen. Genau diese Übergänge lassen sich gezielt vereinfachen.
Medienbrüche und doppelte Eingaben
Informationen werden aus E-Mails, Formularen oder Tabellen manuell in CRM, ERP oder Projektsysteme übernommen.
Wartezeiten und fehlende Transparenz
Aufgaben bleiben zwischen Teams liegen, weil Zuständigkeiten, Status oder notwendige Informationen nicht sichtbar sind.
Dokumente aus denselben Daten
Angebote, Berichte und Bestätigungen werden immer wieder aus bereits vorhandenen Informationen zusammengesetzt.
Konkrete Anwendungsfälle
Automatisierung beginnt dort,
wo Ihr Team heute nacharbeiten muss.
Die passende Lösung richtet sich nach Ihrem Prozess, Ihren Daten und Ihren Verantwortlichkeiten. KI wird nur dort eingesetzt, wo sie gegenüber klaren Regeln einen echten Vorteil bringt.
Anfrage bis Angebot
Anfragen erfassen, Angaben prüfen, Kundendaten ergänzen, Positionen vorbereiten und die Freigabe koordinieren.
E-Mail- und Dokumentenverarbeitung
Nachrichten und Anhänge klassifizieren, Inhalte auslesen und strukturiert an das richtige System übergeben.
Freigaben und Folgeaufgaben
Verantwortliche informieren, Fristen überwachen, Entscheidungen dokumentieren und nächste Schritte auslösen.
Vom Engpass zum Pilot
Erst verstehen,
dann gezielt automatisieren.
Der erste Pilot bleibt bewusst überschaubar. So wird früh sichtbar, ob die Lösung im Alltag funktioniert und wirtschaftlich sinnvoll ist.
Prozess aufnehmen
Schritte, Ausnahmen, beteiligte Personen und Systeme werden gemeinsam sichtbar gemacht.
Potenzial bewerten
Zeitaufwand, Fehlerkosten, Datenqualität und möglicher Nutzen bestimmen die Priorität.
Pilot integrieren
Ein klarer Ablauf wird mit echten Fällen, bestehenden Werkzeugen und definierten Freigaben umgesetzt.
Messen und erweitern
Erst nach messbarer Wirkung wird der Prozess stabilisiert oder auf weitere Bereiche ausgedehnt.
Sicher und nachvollziehbar
Automatisiert,
aber nicht unkontrolliert.
Menschliche Freigaben
Preise, verbindliche Antworten und sensible Entscheidungen können vor der Ausführung geprüft werden.
Klare Zugriffsrechte
Systeme und Mitarbeitende erhalten nur die Berechtigungen, die für den jeweiligen Schritt erforderlich sind.
Protokollierte Abläufe
Ausgeführte Schritte, verwendete Daten und Fehler werden für Betrieb und Verbesserung nachvollziehbar dokumentiert.
Plan für Ausnahmen
Unklare oder kritische Fälle werden nicht erzwungen automatisiert, sondern mit Kontext an Menschen übergeben.
KI als passendes Mittel
KI-Agenten für klar begrenzte Aufgaben.
Ein KI-Agent kann Informationen aus Anfragen oder Dokumenten einordnen, einen nächsten Schritt vorbereiten und bei Unklarheiten an Mitarbeitende übergeben. Welche Aktionen er selbst ausführen darf, wird für den konkreten Prozess festgelegt.
Erst den Ablauf verstehen
Ziel, Datenquellen, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten bestimmen, ob ein Assistent überhaupt sinnvoll ist.
Regeln vor KI
Für eindeutige Schritte genügen oft feste Regeln. KI wird eingesetzt, wenn wechselnde Texte oder unstrukturierte Informationen verarbeitet werden müssen.
Kontrolle behalten
Verbindliche Antworten, Preise und sensible Entscheidungen können eine menschliche Prüfung erfordern. Ergebnis und Fehler werden überprüft.
Häufige Fragen
Was Unternehmen
vor dem ersten Schritt wissen möchten.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Besonders geeignet sind wiederkehrende, regelbasierte und datenintensive Abläufe. Dazu gehören Anfragebearbeitung, Angebotserstellung, Dokumentenverarbeitung, Freigaben, CRM-Pflege und Reporting. Ob sich ein konkreter Prozess lohnt, wird anhand von Aufwand, Fehlerkosten und Datenlage geprüft.
Müssen bestehende Programme ersetzt werden?
In vielen Fällen nicht. Die Automatisierung wird so geplant, dass bestehende Systeme über Schnittstellen, Exporte oder kontrollierte Zwischenschritte verbunden werden. Ein Systemwechsel ist nur sinnvoll, wenn die vorhandene Umgebung den Prozess grundsätzlich blockiert.
Wann braucht ein Prozess tatsächlich KI?
Klare Regeln reichen für viele Schritte aus. KI ist sinnvoll, wenn unstrukturierte Texte, Dokumente oder wechselnde Formulierungen verstanden und vorbereitet werden müssen. Verbindliche Entscheidungen können weiterhin beim Menschen bleiben.
Wie lange dauert ein erster Pilot?
Ein klar abgegrenzter Pilot ist je nach Datenlage, Systemzugängen und Freigaben häufig innerhalb von drei bis acht Wochen realisierbar. Umfang und Zeitplan werden vor Projektbeginn schriftlich festgelegt.
Wie werden Preis und laufender Betrieb geregelt?
Preis, Leistungsumfang, Betrieb und Zahlungsbedingungen richten sich nach dem konkreten Prozess und werden pro Kunde schriftlich vereinbart. Nach der Einführung kann die Lösung intern betrieben oder durch Walser Solutions begleitet werden.
Welcher Ablauf kostet
Ihr Unternehmen heute am meisten Zeit?
Beschreiben Sie den Prozess, die beteiligten Systeme und das gewünschte Ergebnis. Sie erhalten eine konkrete Ersteinschätzung statt einer allgemeinen KI-Präsentation.